Vous souhaitez déménager votre entreprise pour diverses raisons. Ce nouveau projet requiert une organisation minutieuse et de nombreux moyens logistiques. Organidem, notre entreprise de déménagement saura vous conseiller et vous guider sur les différentes étapes de préparation. Afin de gagner du temps, nous vous proposons aussi, à travers cet article, certaines démarches à suivre en amont de votre transfert :
Trouver un nouveau local pour votre entreprise
Avant d’entamer les recherches de votre nouveau lieu de travail, prenez connaissance de la durée de votre préavis, ce qui vous donnera le temps de trouver la perle rare. Votre local devra être parfaitement adapté à vos besoins et répondre à de nombreux critères, tels que :
- La localisation ;
- Le budget ;
- La superficie.
Le nouveau local
Afin de réussir votre déménagement d’entreprise, il faut choisir votre nouvelle domiciliation. Contexte économique, aménagements des locaux, visibilité de votre structure… Plusieurs éléments sont à prendre en compte pour vous implanter. L’objectif est de vous installer dans un cadre attractif, favorisant les moyens de développement de votre activité professionnelle.
Fixer une date pour le déménagement d’entreprise
Après avoir trouvé le local propice au bon développement de votre entreprise. La seconde étape est de déterminer une date pour votre transfert en accord avec l’entreprise de déménagement que vous aurez choisie. Aussi, nous vous conseillons de prévenir votre bailleur de votre futur déménagement et en informer vos collaborateurs, partenaires commerciaux et clients. Aussi, vous pouvez dans la mesure du possible, organiser le déménagement sur un week-end pour éviter de perturber la production. N’hésitez pas à mettre en place plusieurs jours de télétravail, si nécessaire.
Examiner les espaces disponibles dans le nouveau local
Pour faciliter le déménagement d’entreprise, la reconnaissance du nouveau local est indispensable. Vous devez observer et organiser les lieux ainsi que les espaces disponibles. Cela permet de coordonner facilement la réinstallation des meubles, des appareils, des bureaux et l’ensemble de vos affaires. Cette nouvelle implantation devra être spécifiée à l’entreprise de déménagement que vous aurez choisie lors de votre transfert. Pour ne rien oublier, vous pouvez lister vos matériels selon chaque service en collaboration avec vos salariés (administration, informatique, production, restauration, stocks,…).
Prévoyez également les coûts dédiés au nettoyage des locaux, à la gestion des déchets, sans oublier les frais de gardiennage (à déterminer avec votre assurance entreprise si nécessaire).
Organidem vous conseillera dans l’ordre des actions à effectuer pour la préparation des mobiliers, des locaux et la réinstallation de votre chaîne de production.
Trier les affaires
L’examen de l’actuel et du futur local effectué, vous pouvez alors procéder au tri de vos affaires. Le déménagement d’entreprise est un projet important et d’envergure, cette étape doit être planifiée et réalisée bien à l’avance.
Au fil des années, il est possible que l’entreprise ait accumulé des affaires dont certaines ne lui sont plus d’aucune utilité. Il peut s’agir de machines industrielles, de meubles ou d’appareils électroniques. Vous avez 2 possibilités pour ces affaires.
- Vendre : vous pouvez vendre ou proposer à l’enchère les biens qui ne sont plus importants pour l’entreprise. Vous pourriez faire une bonne affaire.
- Louer un garde-meuble : c’est une solution de stockage idéale pour garder les biens que vous n’utilisez pas au quotidien, ou qui sont en excès. Ils y seront entreposés en toute sécurité. C’est aussi un moyen efficace de les stocker le temps d’aménager vos nouveaux locaux.
S’équiper des matériels d’emballages
Pour assurer la protection et le transport des biens de l’entreprise de façon sécuritaire, il faut prévoir le matériel d’emballage nécessaires, et les bons. Certains matériels et équipements d’une entreprise étant parfois fragiles, les emballer comme il faut est important.
Une bonne entreprise de déménagement dispose des emballages nécessaires à tous types de biens (cartons, accessoires de protection …). Elle mettra ce dont vous avez besoin, à votre disposition. Elle s’occupera, en accord préalable avec vous, d’emballer tout ou partie de vos biens avant de les emballer et de les étiqueter.
Choisir une entreprise spécialisée dans le déménagement d’entreprise ou professionnel
Le déménagement d’entreprise est différent d’un déménagement classique (particulier), à plusieurs niveaux. Il exige un savoir-faire et des compétences particulières.
La moindre erreur peut endommager des biens de grande valeur. Il est donc judicieux de faire appel à une société spécialisée en déménagement d’entreprise ou un déménagement professionnel. Pas n’importe laquelle. En effet, l’accompagnement d’un déménageur fiable est recommandée. Pour en reconnaître un, il existe quelques éléments :
– Vérifier qu’il s’agisse d’une entreprise déclarée
Pour garantir la réussite du déménagement de votre entreprise, vous devez être certains de travailler avec des déménageurs professionnels fiables. Avec la panoplie de sociétés qui proposent les mêmes services, vous devez prêter attention à leur existence légale. Vérifiez ainsi si l’entreprise est bien inscrite auprès des organismes légaux et s’il est immatriculé :
- Registre des Commerces et des sociétés (RCS) : elle doit avoir une immatriculation délivrée par le RCS ;
- Chambre Syndicale du Déménagement (CSD) : L’entreprise doit être inscrite au sein de cet organisme, car c’est le seul qui représente légalement les sociétés de déménagement en France ;
- Registre de Transport routiers de marchandises (RTRM) : il est judicieux que la société de déménagement que vous allez contacter possède une licence de transport de marchandises.
– Établir plusieurs devis
Pour affiner votre sélection, il est toujours recommandé de comparer plusieurs devis de sociétés différentes. C’est gratuit. Une fois, les devis reçus, il ne vous reste plus qu’à faire une comparaison. Optez pour celle qui propose des services avec un bon rapport qualité/prix.
Attention aux offres alléchantes, à bas prix. Vous pourriez être surpris par des surfacturations le moment venu. Commencez déjà par choisir les sociétés qui proposent en amont de réaliser une visite technique sur place par un expert.
La visite technique est une étape indispensable dans le processus. C’est d’ailleurs un élément qui distingue les déménageurs professionnels des déménageurs amateurs. Grâce à cette visite, votre déménageur évaluera les éléments suivants :
- Le volume précis des affaires à déménager ;
- Le type de matériels et d’objets à transférer ;
- Le type de prestation convenable ;
- Le prix du déménagement d’entreprise.
Pour en savoir plus sur comment reconnaître un déménageur fiable, consultez notre article-interview ici : Déménager certifié.
– Se référer à l’assurance et les garanties proposées
Généralement, un déménageur professionnel propose des assurances pour vos biens. Cela vous permettra d’être indemnisé en cas de casse, de perte et autres préjudice durant le transport de vos biens.
Emballer les affaires
Le déménagement en soi débute à ce stade. Prévoyez-le au moins une semaine à l’avance. Mettez toutes les affaires et équipements dans leurs emballages respectifs. N’oubliez pas de bien couvrir les objets fragiles avec des couvertures et des papiers bulle pour réduire les risques. Pensez à renforcer les contours des cartons avec des rubans adhésifs.
Marquez et indiquez brièvement son contenu.
Le jour du déménagement
Le jour J, les déménageurs arrivent pour commencer à transporter vos biens. Le chef de l’équipe vous remet une lettre de voiture à signer en 02 exemplaires. C’est un document qui prouve que l’entreprise a l’autorisation de transporter vos biens. Il comporte les éléments suivants :
- Nom de la société de déménagement ;
- Les informations sur le client : nom, adresse, téléphone ;
- La date prévue pour le départ ;
- La ville de destination ;
- Le lieu de chargement et du déchargement ;
- La date du devis ;
- Le délai du devis ;
- La date de la fin du contrat.
Un des exemplaires sera à vous.
Une fois arrivé dans le nouveau local, il ne reste plus qu’à décharger les affaires. Les tâches du déménageur varient en fonction de la prestation que vous avez convenu ensemble. Mais généralement, le déchargement ainsi que la remise en place des affaires, du mobilier sont inclus dans la prestation.
Pour conclure, le déménagement d’entreprise est un projet demandant une certaine planification et une bonne organisation. Bien planifié et surtout avec le bon déménageur d’entreprise, il se passe très bien et assez rapidement.
Sachez que les sociétés de déménagement d’entreprises proposent également des prestations liées à l’aménagement des nouveaux locaux. N’hésitez pas à en parler avec votre déménageur, qui vous proposera toutes les options dont vous pourriez avoir besoin pour un déménagement le plus serein possible pour vous et vos collaborateurs.